Spanish for Property and Apartment Managers: 80+ Words and Phrases

Quick answer: Key Spanish for property and apartment managers includes el inquilino (tenant), el contrato de arrendamiento (lease), la renta (rent), el depósito (deposit), la solicitud de mantenimiento (maintenance request) and phrases like La renta vence el primero de cada mes (Rent is due on the first of each month). This guide has 80+ words and phrases for leasing, rent, maintenance, rules and move-out, plus phrases for talking with Spanish-speaking maintenance crews.

Property managers, leasing agents and maintenance supervisors talk with Spanish-speaking residents and crews every day. A few dozen clear phrases make showings, rent reminders and repair visits smoother. For leases, notices and anything with legal weight, always provide a professional translation of the document.

Property management vocabulary

English	Español	English	Español
apartment	el apartamento / el departamento	tenant / resident	el inquilino / el residente
landlord / owner	el propietario / el dueño	property manager	el administrador de la propiedad
lease	el contrato de arrendamiento	rent	la renta / el alquiler
security deposit	el depósito de seguridad	late fee	el cargo por pago atrasado
application	la solicitud	background check	la verificación de antecedentes
utilities	los servicios (luz, agua, gas)	parking	el estacionamiento
maintenance request	la solicitud de mantenimiento	leasing office	la oficina de arrendamiento
move-in / move-out	la mudanza (entrada / salida)	notice	el aviso

Showings and applications

• ¿Busca un apartamento de una o de dos recámaras? – Are you looking for a one- or two-bedroom apartment?
• La renta es de mil doscientos dólares al mes. – The rent is $1,200 a month.
• Incluye agua y basura. La luz no está incluida. – Water and trash are included. Electricity isn’t.
• ¿Para cuándo necesita mudarse? – When do you need to move?
• ¿Cuántas personas van a vivir en el apartamento? – How many people will live in the apartment?
• ¿Tiene mascotas? – Do you have pets?
• Puede llenar la solicitud en línea. – You can fill out the application online.
• Necesitamos un comprobante de ingresos y una identificación. – We need proof of income and an ID.

Leases and move-in

• El contrato es por doce meses. – The lease is for twelve months.
• Por favor, lea el contrato antes de firmar. – Please read the lease before signing.
• Tenemos una copia del contrato en español. – We have a copy of the lease in Spanish.
• Aquí están sus llaves y el control del portón. – Here are your keys and the gate remote.
• Revise el apartamento y anote cualquier daño en este formulario. – Check the apartment and write down any damage on this form.

Rent and payments

• La renta vence el primero de cada mes. – Rent is due on the first of each month.
• Después del día cinco hay un cargo por pago atrasado. – After the 5th there’s a late fee.
• Puede pagar en línea, con cheque o con giro postal. – You can pay online, by check or by money order.
• No hemos recibido su pago de este mes. – We haven’t received your payment for this month.
• ¿Le gustaría hacer un plan de pagos? – Would you like to set up a payment plan?

Maintenance and repairs

• ¿Cuál es el problema? – What’s the problem?
• Hay una fuga de agua / No hay agua caliente. – There’s a water leak / There’s no hot water.
• El aire acondicionado / la calefacción no funciona. – The AC / heat isn’t working.
• El técnico va a ir mañana entre las nueve y las doce. – The technician will come tomorrow between 9 and 12.
• ¿Podemos entrar si usted no está en casa? – Can we enter if you’re not home?
• Para emergencias después de horas de oficina, llame a este número. – For after-hours emergencies, call this number.

Community rules and notices

• Las horas de silencio son de diez de la noche a siete de la mañana. – Quiet hours are 10 p.m. to 7 a.m.
• La alberca cierra a las nueve. – The pool closes at nine.
• Por favor, recoja los desechos de su mascota. – Please pick up after your pet.
• Vamos a fumigar el edificio el martes. – We’re going to spray for pests in the building on Tuesday.
• Los carros sin permiso serán remolcados. – Cars without a permit will be towed.

Move-out

• Necesitamos un aviso por escrito de treinta días. – We need 30 days’ written notice.
• Vamos a inspeccionar el apartamento cuando se vaya. – We’ll inspect the apartment when you leave.
• Le devolvemos el depósito en un plazo de… días. – We’ll return your deposit within … days.
• Por favor, deje las llaves en la oficina. – Please leave the keys at the office.

Phrases for your maintenance team

• Hoy hay que revisar los apartamentos 104, 210 y 315. – Today we need to check apartments 104, 210 and 315.
• Toque la puerta y diga “mantenimiento” antes de entrar. – Knock and say “maintenance” before you enter.
• Tome fotos antes y después de la reparación. – Take photos before and after the repair.
• Cierre la orden de trabajo en la aplicación. – Close the work order in the app.
• Pinten el apartamento para la próxima mudanza. – Paint the apartment for the next move-in.

For crew instructions, see Spanish for supervisors; for trades, see Spanish for plumbers, HVAC and painters.

Regional words to know

• Bedroom: la recámara (Mexico), el cuarto or la habitación (most countries), el dormitorio
• Apartment: el departamento (Mexico, Argentina), el apartamento (most countries), el piso (Spain)
• Pool: la alberca (Mexico), la piscina (most countries)

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